Biuletyn Informacji Publicznej
Gmina Pabianice

Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.
W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.
W Urzędzie Gminy Pabianice prowadzone są następujące archiwa, rejestry i ewidencje; dane w nich zawarte mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112 poz. 1198 ze zm.) z ograniczeniami wynikającymi z ustawy z 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101 poz. 926 ze zm.) i innych ustawach:

Stanowisko do spraw oświaty

• rejestr aktów nadania stopni awansu zawodowego nauczycieli mianowanych i zaświadczeń wydanych przez komisję egzaminacyjną
• ewidencja dotycząca pomocy materialnej dla uczniów

Stanowisko do spraw planowania przestrzennego

• rejestr miejscowych planów zagospodarowania
• rejestr wniosków o sporządzenie lub zamianę planów miejscowych
• publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie
• rejestr wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
• Rejestr decyzji w sprawie ustalenia jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanej uchwaleniem miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy Pabianice

Stanowisko do spraw ochrony środowiska i leśnictwa

• rejestr wydanych decyzji na wycinkę drzew i krzewów z terenu nieruchomości
• rejestr opłat z tytułu gospodarczego korzystania ze środowiska

Stanowisko do spraw działalności gospodarczej

• ewidencja działalności gospodarczej
• rejestr wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych dla placówek handlowych i gastronomicznych

Stanowisko do spraw gospodarki gruntami

• ewidencja mienia komunalnego

Stanowisko do spraw gospodarki komunalnej

• ewidencja dróg i obiektów mostowych

Księgowość budżetowa

• rejest umów
• ewidencja księgowa budżetu gminy
• ewidencja księgowa jednostki gminy
• rejestr opłaty skarbowej od weksla
• rejestr VAT zakupu i sprzedaży
• ewidencja środków trwałych
• ewidencja wyposażenia
• ewidencja wartości niematerialnych i prawnych

Księgowość podatkowa

• ewidencja upomnień w zobowiązaniach pieniężnych
• ewidencja tytułów wykonawczych
• rejestr wydanych zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach
• ewidencja podatników
• rejestr podań o umorzenie zaległości podatkowych, rozłożenie na raty zaległości podatkowych, odroczenie terminu płatności
• rejestr zwolnień z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego
• rejestr ulg inwestycyjnych
• rejestr ulg żołnierskich
• rejestr umorzeń odsetek za zwłokę
• rejestr wydanych zaświadczeń
• rejestr wymiarowy
• rejestr przypisów i odpisów

Sekretarz

• rejestr Zarządzeń Wójta
• rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego
• rejestr przeprowadzonych kontroli

Sekretariat

• centralny rejestr kancelaryjny
• rejestr delegacji służbowych

Biuro Rady

• rejestr interpelacji, zapytań i wniosków Radnych
• rejestr Uchwał Rady
• rejestr sesji Rady

Stanowisko do spraw ewidencji ludności i dowodów osobistych

• rejestr ludności
• rejestr obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy
• rejestr dowodów osobistych
• rejestr wyborców

Stanowisko do spraw kadrowych

• rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw
• ewidencja zatrudnionych pracowników w Urzędzie Gminy

Stanowisko do spraw wojskowych i ochrony cywilnej

• archiwum oraz ewidencja akt przyjętych z komórek organizacyjnych urzędu (akta udostępniane są dla celów służbowych, emerytalno - rentowych i naukowo - badawczych)
• rejestr przedpoborowych
• wykaz przedpoborowych
• ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili się do poboru
• rejestr świadczeń osobistych na rzecz obrony
• ewidencja kart drogowych na samochody pożarnicze w jednostkach OSP